Khi đặt đồng phục doanh nghiệp, nhiều công ty thường chỉ tính đúng số lượng nhân viên hiện tại để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng có thể phát sinh nhân sự mới, áo bị hư hỏng, thất lạc hoặc nhân viên cần đổi size.
Khi đó, việc đặt bổ sung một vài sản phẩm đôi khi không đơn giản như lần đầu. Màu vải, chất liệu hoặc kỹ thuật in thêu có thể thay đổi theo thời điểm sản xuất. Vì vậy, đặt thêm một lượng đồng phục dự phòng ngay từ đầu là phương án doanh nghiệp nên cân nhắc.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đặt dư số lượng lớn. Việc có nên đặt thêm hay không phụ thuộc vào quy mô nhân sự, mức độ biến động nhân viên và thời gian sử dụng đồng phục.
Tuy nhiên, với doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên thay đổi hoặc cần duy trì đồng phục đồng bộ trong thời gian dài, một lượng dự phòng hợp lý sẽ mang lại nhiều thuận tiện.
Doanh nghiệp có thể tuyển thêm nhân viên sau khi đơn hàng ban đầu đã hoàn thành.
Nếu không có sẵn size phù hợp, doanh nghiệp phải đặt bổ sung một đơn hàng nhỏ. Khi đó, việc sản xuất riêng có thể tốn thời gian và khó tối ưu chi phí.
Có sẵn một lượng dự phòng giúp nhân viên mới nhanh chóng được cấp đồng phục mà không phải chờ đợi quá lâu.
Trong quá trình sử dụng, đồng phục có thể bị:
Một lượng áo dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động thay thế mà vẫn giữ được sự đồng bộ trong đội ngũ.
Nhu cầu đổi size có thể phát sinh khi nhân viên mặc thực tế và nhận thấy áo quá rộng hoặc quá chật.
Nếu doanh nghiệp không còn size cần thiết, việc đổi áo sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Do đó, có sẵn một số size phổ biến sẽ giúp xử lý linh hoạt các trường hợp phát sinh.
Đây là một lý do quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
Nếu doanh nghiệp đặt bổ sung sau một thời gian dài, có khả năng:
Dù chênh lệch có thể không lớn, khi mặc cùng lúc trong một tập thể vẫn dễ nhận thấy.
Đặt một lượng dự phòng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng này.
Không có một tỷ lệ cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên căn cứ vào:
Ví dụ, doanh nghiệp có nhân sự ổn định và đồng phục ít hao mòn có thể chỉ cần dự phòng một lượng nhỏ. Ngược lại, nhà máy hoặc doanh nghiệp có nhiều nhân sự biến động có thể cần chuẩn bị nhiều hơn.
Quan trọng là dự phòng đủ dùng, thay vì đặt dư quá nhiều dẫn đến tồn kho.
Không nhất thiết phải dự phòng tất cả các size với số lượng bằng nhau.
Doanh nghiệp có thể dựa trên bảng size thực tế của nhân viên để xác định những size được sử dụng phổ biến nhất.
Ví dụ:
| Size | Mức độ sử dụng | Mức dự phòng |
|---|---|---|
| S | Thấp | Ít |
| M | Cao | Nhiều hơn |
| L | Cao | Nhiều hơn |
| XL | Khá cao | Vừa phải |
| XXL trở lên | Tùy nhân sự | Theo nhu cầu |
Cách phân bổ này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tồn quá nhiều những size ít sử dụng.
Phù hợp khi doanh nghiệp:
Ưu điểm là dễ đồng bộ về chất liệu, màu sắc và thiết kế với đơn hàng ban đầu.
Phù hợp khi:
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chấp nhận khả năng thời gian giao hàng lâu hơn hoặc một số chi tiết giữa hai đợt không hoàn toàn giống nhau.
Việc đặt thêm đồng phục chắc chắn làm tăng chi phí ban đầu, nhưng cần nhìn vào tổng chi phí sử dụng.
Nếu doanh nghiệp đặt đúng số lượng rồi phải sản xuất thêm một đơn nhỏ sau đó, tổng chi phí có thể phát sinh từ:
Vì vậy, một lượng dự phòng hợp lý có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn về chi phí trong quá trình sử dụng.
Có đồng phục dự phòng nhưng không quản lý tốt vẫn có thể dẫn đến thiếu hoặc thừa.
Doanh nghiệp nên lập danh sách theo:
Đồng thời nên bảo quản đồng phục ở nơi khô ráo, sạch sẽ và hạn chế ánh nắng trực tiếp.
Với doanh nghiệp sử dụng nhiều mẫu cho từng phòng ban, việc dự phòng càng cần được tính toán kỹ.
Không nên chỉ lưu tổng số lượng mà cần tách theo:
Điều này giúp tránh tình trạng bộ phận này còn dư nhưng bộ phận khác lại thiếu size cần thiết.
Đặt dư quá nhiều cũng có thể gây lãng phí.
Doanh nghiệp nên hạn chế tồn kho lớn khi:
Trong những trường hợp này, nên dự phòng ở mức vừa phải và ưu tiên khả năng đặt bổ sung nhanh.
Dư cho nhân viên mới, thay áo hỏng hay phục vụ thay đổi size đều cần được tính toán khác nhau.
Nên lưu lại:
Không nên để đồng phục tồn kho quá lâu mà không kiểm tra. Có thể phát hiện sớm các vấn đề về màu sắc, chất liệu hoặc điều kiện bảo quản.
Việc đặt thêm số lượng ngay trong đơn hàng ban đầu thường giúp xưởng chủ động sản xuất toàn bộ cùng một đợt.
Trong khi đó, nếu phát sinh nhu cầu bất ngờ và doanh nghiệp cần đặt riêng một lượng nhỏ, thời gian hoàn thành có thể phụ thuộc vào tình trạng nguyên liệu và lịch sản xuất của xưởng.
Vì vậy, với doanh nghiệp có yêu cầu giao hàng đúng tiến độ, chuẩn bị số lượng dự phòng từ trước sẽ giúp giảm áp lực khi phát sinh nhu cầu.
Đồng phục doanh nghiệp có nên đặt thêm số lượng dự phòng? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô, mức độ biến động nhân sự và thời gian sử dụng, nhưng với nhiều doanh nghiệp, chuẩn bị một lượng vừa đủ là phương án đáng cân nhắc.
Đồng phục dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động khi có nhân viên mới, áo hư hỏng, thay đổi size hoặc nhu cầu phát sinh, đồng thời hạn chế rủi ro chênh lệch màu và chất liệu giữa các lần sản xuất.
Thay vì đặt dư quá nhiều, doanh nghiệp nên dựa trên số lượng nhân sự và nhu cầu thực tế để xác định mức dự phòng phù hợp. Đồng thời, việc lưu lại đầy đủ thông số sản phẩm sẽ giúp quá trình đặt bổ sung sau này thuận tiện và chính xác hơn.
📍 Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Vĩnh An
🏢 Địa chỉ văn phòng: Số 45 Khúc Thừa Dụ, Phường Cầu Giấy, Hà Nội
🏭 Xưởng sản xuất: Tổ 22, Xã Thư Lâm, Hà Nội (trước thuộc thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, TP. Hà Nội)
📞 Hotline/Zalo: 091 300 39 78
📧 Email: kimthoa@vinhanco.com
🌐 Website: https://vinhan.com.vn/
